Como escolher o software certo para o seu restaurante pequeno ou médio
O software de restaurante pode tornar sua vida mais fácil. Também pode criar uma bagunça.
Um sistema POS, um aplicativo de encomendas on-line, uma ferramenta de agendamento e uma plataforma de inventário podem funcionar bem sozinhos. Mas se eles não compartilharem dados – ou se os pedidos não chegarem à impressora certa – sua equipe se torna a integração.
A boa notícia é que você não precisa comparar todas as plataformas de restaurantes nos EUA. Este guia irá guiá-lo através deles, mostrar os erros a evitar e ajudá-lo a testar o fluxo de trabalho completo de encomenda para impressão antes de assinar um contrato.
O que é um software de gerenciamento de restaurantes?
O software de gerenciamento de restaurantes é o grupo de ferramentas digitais usadas para aceitar pedidos, aceitar pagamentos, gerenciar menus, agendar funcionários, rastrear inventário, se comunicar com os hóspedes e revisar o desempenho dos negócios. A maioria das plataformas são baseadas em nuvem e vendidas por meio de assinaturas mensais ou anuais.
Isso soa muito porque é, mas a maioria dos pequenos restaurantes não precisa de todas as categorias.
Todos os restaurantes precisam de uma pilha de tecnologia completa?
- Não, não.
Um café de bairro pode precisar de um POS, processamento de pagamentos, relatórios básicos e uma impressora de recibos. Uma pizzaria pesada em entregas pode se preocupar mais com a sincronização de menus, agregação de pedidos e impressão automática de bilhetes. Um restaurante de serviço completo pode precisar de gerenciamento de mesa e roteamento separado para a cozinha, bar e estação de sobremesas.
Seu tipo de restaurante deve decidir o que vem primeiro:
Tipo de restaurante | Comece com |
Café, padaria ou pequeno balcão | POS, pagamentos, relatórios básicos, impressão de recibos |
Restaurante de serviço rápido | Entrada rápida de pedidos, modificadores, roteamento de cozinha, pedidos on-line |
Restaurante de serviço completo | Tabelas, cheques divididos, reservas, roteamento da estação, permissões do pessoal |
Restaurante para levar ou entregar | Sincronização de menus, agregação de entregas, impressão automática de pedidos |
Caminhão de comida ou pop-up | Tablet ou POS móvel, hardware compacto, opções sem fios |
Grupo de restaurantes em crescimento | Menus centrais, relatórios multilocais, inventário, ferramentas de força de trabalho |
Se a entrega é uma parte importante do seu negócio, comece verificando como a plataforma recebe e imprime pedidos no mercado. O guia do HPRT para impressoras de recibos do Uber Eats explica a conexão básica e as perguntas de impressão a fazer.
Verificação rápida: Quantos sistemas sua equipe toca entre o momento em que um pedido chega e o momento em que a comida sai da cozinha? Cada entrega manual é um lugar onde uma encomenda pode ser atrasada ou perdida. |
As cinco decisões que mais importam
1. Resolva seu maior problema primeiro
Não comece com uma lista de marcas de software. Comece com a parte da mudança que causa mais problemas.
O que você faz durante os 30 minutos mais movimentados?
O que está acontecendo? | O que avaliar primeiro |
Checkout é muito lento | Restaurante POS e fluxo de pagamento |
Os pedidos on-line são feitos à mão | Ordens on-line ou agregação de pedidos |
Os bilhetes vão para a estação errada | Routing de cozinha e regras de impressora |
Custo dos alimentos é incerto | Custos de inventário, compra e receita |
Os gerentes gastam horas em horários | Agendamento da força de trabalho |
Reservas e listas de espera são confusas | Gestão de hóspedes e mesas |
Os clientes raramente retornam | Fidelidade e engajamento do cliente |
Se você não pode descrever o problema em uma frase, você não está pronto para comprar o software. Uma demonstração de produto pode fazer cada recurso parecer útil. Um problema claro ajuda você a ver quais recursos realmente importam.
2. Compre a pilha mínima que você precisa
A maioria dos pequenos restaurantes precisa de um núcleo simples: POS e pagamentos, gerenciamento de pedidos, relatórios básicos e uma maneira confiável de imprimir recibos ou bilhetes de cozinha.
Adicione outra ferramenta somente quando resolver um problema real. Por exemplo:
· Adicione encomendas on-line quando os clientes precisam de um canal de entrega ou despacho direto.
· Adicionar agregação de entrega quando a equipe está copiando pedidos de vários tablets.
Adicionar software de inventário quando as decisões de custo de alimentos são baseadas em suposições.
· Adicionar software de agendamento quando o planejamento de turnos e horas extras são difíceis de controlar.
Adicionar software de fidelidade quando as visitas repetidas são uma prioridade clara de crescimento.
Se o sistema de inventário ou cozinha também produzir rótulos de data, rotação ou ingredientes, inclua esse fluxo de trabalho no ensaio. O guia de rotulagem de preparação de alimentos da HPRT mostra os tipos de informações que as equipes de restaurantes geralmente precisam nesses rótulos.
O mapa abaixo agrupa plataformas de software de restaurantes representativas dos EUA por função. Use-o para entender o mercado, não como uma lista de compras.
A paisagem de software de restaurantes dos EUA. Apenas plataformas representativas; A inclusão não constitui endosso ou confirmação da compatibilidade HPRT.
3. Decida entre uma plataforma e ferramentas separadas
Uma plataforma tudo-em-um é geralmente mais fácil de configurar. Ferramentas separadas podem lhe dar recursos mais profundos. Nenhuma opção é automaticamente melhor.
Escolha uma plataforma tudo-em-um quando quiser menos fornecedores, um contato de suporte e um fluxo de trabalho padrão. Observe o bloqueio do pagamento, o hardware necessário e os módulos adicionais que aumentam o preço.
Escolha ferramentas separadas quando já tiver um POS confiável ou precisar de uma função avançada de reserva, inventário, agendamento ou marketing. Observe dados duplicados, assinaturas extras e responsabilidades de suporte não claras.
Pergunte ao fornecedor: quais recursos estão incorporados em sua plataforma e quais dependem de uma integração de terceiros ou de uma assinatura separada? |
4. Adicione o custo real
O preço mensal inicial não é o número que importa. O número real é o custo do sistema durante um mês normal em seu restaurante.
Incluir:
· Taxas de assinatura base e por localização
· Taxas por terminal ou por usuário
· Taxas de processamento de pagamentos
· Ordens on-line ou taxas por pedido
Entrega, contabilidade, lealdade e outras integrações
· Compra ou aluguer de hardware
· Instalação, configuração de menu, treinamento e migração de dados
· Custos de suporte premium e cancelamento
Em seguida, pergunte o que acontece com o preço quando você adicionar mais um registro, outro canal de pedido ou um segundo local. Um sistema que parece acessível hoje pode tornar-se caro à medida que o restaurante cresce.
5. Certifique-se de que cada ordem chega ao lugar certo
É aqui que a escolha de software se torna uma decisão de hardware.
Uma demonstração suave em um laptop não prova que um pedido de jantar chegará à impressora de grelha, a bebida chegará ao bar e o recibo do cliente será impresso no balcão da frente. Teste cada estação separadamente.
No balcão da frente
Procure carregamento rápido de papel, conectividade estável, recibos legíveis de 80 mm e velocidade suficiente para o pico de pagamento. A HPRT TP80N-H é um exemplo de uma impressora compacta de recibo térmico direto com conectividade USB e Ethernet. Ainda precisa ser testado com o aplicativo POS exato, sistema operacional e driver que você planeja usar.
Precisa de uma lista de verificação de hardware mais ampla? Consulte o guia de compra de impressoras de recibos da HPRT para empresas de varejo e restaurantes.
Com um tablet ou POS móvel
Verifique se o POS requer Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet ou uma impressora aprovada pelo fornecedor. O HPRT TP808 fornece interfaces USB, serial e Ethernet padrão com Bluetooth e Wi-Fi opcionais, além de drivers e SDKs para vários ambientes operacionais. Essas opções são úteis para a avaliação, mas não substituem o teste de compatibilidade específico da plataforma.
Na cozinha
Os bilhetes da cozinha precisam ser difíceis de perder e fáceis de percorrer. Se entradas, bebidas e sobremesas forem para diferentes estações, confirme que o POS suporta a impressão de pedidos de cozinha dividida antes de comprar impressoras adicionais.
Um modelo dedicado como a impressora de cozinha HPRT KP806C adiciona recursos projetados para ambientes ruidosos e exigentes, incluindo alertas de pedidos, detecção de tomada de papel, reimpressão de erros e montagem em parede. A questão principal ainda é a mesma: o software selecionado suporta o modelo exato e a configuração de roteamento?
Para pedidos online e de entrega
Pergunte se os pedidos são impressos automaticamente ou se um funcionário deve aceitá-los e reentrá-los. Se a plataforma suportar impressão em nuvem, saiba como o trabalho de impressão viaja do sistema de encomendas para o restaurante e o que acontece quando a conexão à Internet falha. A visão geral da HPRT sobre aplicativos de impressora POS em nuvem no serviço de alimentação explica onde esse tipo de fluxo de trabalho pode ajudar.
Antes de comprar: Peça ao fornecedor ou integrador de software para confirmar por escrito o modelo exato da impressora. USB, Ethernet, Bluetooth ou Wi-Fi descreve a conexão. Não garante compatibilidade a nível de aplicação. |
Os piores erros de software de restaurante a evitar
1. Comprar recursos que você não tem tempo para usar
Uma longa lista de recursos pode parecer melhor valor. Mas os módulos não utilizados ainda adicionam custos, treinamento e configurações de menu.
Como evitá-lo: Escolha a configuração mais pequena que corrija o problema de hoje. Adicione outro módulo quando você pode explicar quem o usará e qual o resultado que você espera. |
2. Acreditar que “se integra com” significa “incluído”
Uma integração pode exigir outra assinatura, uma taxa de implementação ou uma conta de terceiros. Ele também pode mover apenas parte dos dados que você espera.
Como evitá-lo: Peça ao fornecedor para mostrar a integração ao vivo e listar todas as taxas, contas e limitações adicionais por escrito. |
3. Escolhendo o software antes de verificar o suporte da impressora
Os restaurantes muitas vezes escolhem um POS primeiro e assumem que sua impressora existente funcionará. Essa suposição pode levar a substituição de hardware ou manuseio manual de pedidos.
Como evitá-lo: Verifique a lista de dispositivos suportados antes de assinar. Em seguida, teste a impressão de recibos, roteamento de cozinha, reimpressões, recuperação de papel e pedidos online com o hardware exato. |
4. Ignorando o que acontece quando a rede falha
Os sistemas em nuvem são convenientes até que a conexão caia durante o almoço.
Como evitá-lo: Pergunte quais tarefas ainda funcionam offline, se os pagamentos podem continuar, se a impressão local da cozinha continua e como as encomendas se sincronizam após a conexão retornar. |
5. Deixar Somente o Proprietário Testar o Sistema
O proprietário vê os relatórios. O caixa vê o layout do botão. A cozinha vê a clareza do bilhete. Não estão testando o mesmo produto.
Como evitá-lo: inclua um caixa, servidor, funcionário da cozinha e gerente no teste. Um passo confuso repetido centenas de vezes vai importar mais do que um recurso de painel usado uma vez por mês. |
Como testar o software de restaurante antes de comprar
Não teste apenas durante uma apresentação de vendas. Teste o fluxo de trabalho que sua equipe usará na noite de sexta-feira.
Criar:
· Uma ordem de jantar com modificadores e notas de alergia
· Uma encomenda para levar e uma encomenda on-line chegando ao mesmo tempo
· Um pagamento dividido, desconto, nulidade e reembolso
· Itens encaminhados para estações separadas de cozinha ou bar
· Reimpressão de um recibo e bilhete de cozinha
· Um erro de papel ou capa aberta
• Interrupção e recuperação da rede
Uma nova conta de funcionário com permissões limitadas
· Um relatório de fim de dia e exportação de dados
Veja quantos passos cada tarefa toma. Ouça as perguntas que sua equipe faz. Verifique se o bilhete é fácil de ler em uma estação de preparação movimentada. O mais importante é descobrir quem assume a responsabilidade quando o software e a impressora param de se comunicar.
Comece com esta lista de verificação de software de restaurante
O sistema resolve um problema claramente definido.
· Ele se encaixa no seu modelo de serviço e canais de pedido.
Sua equipe pode aprender o fluxo de trabalho básico.
· As integrações necessárias estão disponíveis e com preços.
· Termos de processamento de pagamento são claros.
Seus dados podem ser exportados.
O comportamento offline foi testado.
O custo mensal completo é documentado.
• Termos de contrato e cancelamento são compreendidos.
· Recebimento e suporte à impressora da cozinha é confirmado.
· O fluxo de trabalho completo de encomenda para impressão foi testado.
· O suporte está disponível durante o seu horário de funcionamento.
Escolha o software que facilita a mudança
O melhor software de restaurante não é o sistema com mais módulos. É o sistema que sua equipe pode usar de forma confiável, seu restaurante pode pagar e seu fluxo de pedidos pode suportar.
Comece com o problema que mais prejudica a mudança. Compre a pilha mínima necessária para consertá-lo. Adicione o custo real. Em seguida, teste o software, POS, rede e impressoras como um único fluxo de trabalho.
Se o sistema criar mais etapas manuais do que remover, provavelmente não é o sistema certo.
Para uma comparação de hardware estação por estação, veja o guia de impressora POS de restaurante da HPRT.
Perguntas frequentes sobre software de restaurante
Qual é o melhor software de restaurante para um pequeno restaurante?
Não existe uma plataforma única para cada restaurante. Um café pode priorizar o pagamento rápido e a impressão simples de recibos. Um restaurante de entrega pode precisar de sincronização de menus, agregação de pedidos e bilhetes automáticos de cozinha. Escolha primeiro o fluxo de trabalho e, em seguida, compare as plataformas.
Um pequeno restaurante deve escolher um sistema tudo-em-um?
Pode ser mais fácil de implementar e suportar, especialmente sem pessoal de TI. Verifique os termos de pagamento, os requisitos de hardware, a exportação de dados e o custo dos módulos adicionais antes de se comprometer com um fornecedor.
Qualquer impressora de recibos térmicos pode funcionar com software de restaurante?
A compatibilidade pode depender do modelo exato, sistema operacional, interface, driver, linguagem de comando, firmware e lista de dispositivos aprovados do provedor de software.
O que devo testar durante uma demonstração de software de restaurante?
Teste um pedido completo com modificadores, pagamento, roteamento de cozinha, impressão, reembolsos, interrupção de rede e relatórios de fim de dia. Inclua funcionários da frente da casa, funcionários da cozinha e um gerente.
